Oförutsägbara tider kräver förändrade sätt att planera

Allt fler vittnar om snabba omställningar, förändrade arbetssätt och nödvändigheten att arbeta flexibelt och mer agilt. Inte minst för att klara de samhällsutmaningar som vi står inför. Hur får vi ihop en fungerande helhet där styrning och standardisering kan kombineras med flexibilitet på ett optimalt sätt? Läs mer i Kristina Hanes blogginlägg.

Att hantera komplexitet och oförutsägbarhet är svårt. Vi navigerar ständigt för att på olika sätt ta makten över nutiden och agera på aktuella skeenden. Samtidigt behöver vi skapa bilden av framtiden och göra det vi kan för att förverkliga den.

Stefan Tengblad och Margareta Oudhuis, professorer i Human Resource Management respektive arbetsvetenskap, är medförfattare och redaktörer till boken ”Organisatorisk resiliens – vad är det som gör företag och organisationer livskraftiga?”. Jag tror att vi är många som känner ett stort engagemang för frågan – vad är det som gör oss livskraftiga?

Författarna menar att organisatorisk resiliens bör ses som ett ”dynamiskt koncept”. Dynamiken kan till exempel innebära att förändringar i vår omvärld leder till ommodellering och omdisponering av resurser och att vi behöver göra nödvändiga anpassningar. Det kan också innebära behov av innovationer. Med resurser avses i det dynamiska konceptet såväl ekonomiska, tekniska som sociala resurser vilket utvecklas och exemplifieras närmare i boken.

När vi talar om behovet av snabba omställningar behöver vi anamma ett helhetsperspektiv. Konceptet med organisatorisk resiliens kan vara ett sätt. För det vi kan konstatera är att påfrestningar och kriser av olika slag utgör en del av organisationers verklighet idag. Förändringar är därmed mer av ett normaltillstånd. Oavsett om förändringarna är planerade eller oplanerade.

Hur kan görandet i praktiken då se ut kopplat till ovan?

Jag vill att vi för en stund riktar fokus på den mer traditionella verksamhetsplanen. Och framför allt processen som ska stötta densamma, som åtminstone historiskt sett brukar äga rum en gång per år under rubriceringen ”planeringsdagar”. Då kraftsamlar vi på olika sätt och försöker sia om det kommande årets aktiviteter. Denna procedur hänger tätt samman med ytterligare en traditionell och vedertagen form av verksamhetsstyrning - den årliga budgetplaneringen.

Dessvärre tror jag dock att vi kan konstatera att den satta och väldokumenterade verksamhetsplanen ganska fort tenderar att bli inaktuell. Och till följd därav behöver budgeten givetvis omdisponeras. Ty saker händer och det blir inte alltid som man tänkt sig. Det innebär att styrningen med verksamhetsplaner och den årliga budgeten inte får de önskade effekterna som man hoppades på.

Vad skulle hända om vi istället börjar arbeta mer flexibelt med verksamhetsplaneringen? Det finns mig veterligen inga juridiska hinder, däremot kanske vissa formella anpassningar.

Låt oss säga att vi istället för de traditionella planeringsdagarna en gång per år, avsätter tid för att regelbundet stämma av verksamheten och vårt görande mot verkligheten. Det skulle kunna innebära att vi faktiskt vänder på kuttingen och slutar jobba reaktivt med ”avvikelser”, till ett mer proaktivt verksamhetsskapande. Borde inte det bli både mer ändamålsenligt och värdeskapande?

Att ett sådant arbetssätt förutsätter en fortlöpande kommunikation och transparens i olika delar är exempel på ett par viktiga förutsättningar. Men arbetssättet handlar också om att takt och tempo behöver bestämmas mer flexibelt, det vill säga utifrån behoven sett till själva görandet. Planeringen kan fortsättningsvis ske årligen, men också kvartalsvis eller till och med så ofta som månads- eller veckovis. Något som faktiskt kännetecknar takten för de mer agila arbetssätten.

Oförutsägbara tider kräver förändrade sätt att planera. Och som författarna konstaterar - det är ett stort och omfattande pussel att skapa en resilient organisation. Kanske är det så att en pusselbit handlar om att göra planeringen mer flexibel? Om vi är beredda att tänka om är jag övertygad om att vi kommer att lyckas bättre med våra ambitioner.

Kristina Hane, strategisk utveckling på Sobona