När vi ska arbeta hemifrån – vad gäller?

​Coronaviruset: I rådande situation när många av oss behöver arbeta på distans är det bra att ha extra fokus på kommunikation och arbetsmiljöfrågor. Vår arbetsmiljöstrateg Ann-Charlotte Rand tipsar om hur man kan tänka som arbetsgivare.

En bra idé är att varje dag inleda med ett gemensamt möte i Teams eller på Skype för att informera om läget. Det är annars lätt att känna sig bortglömd när man arbetar hemifrån. Många känner oro av olika skäl och som chef behöver man vara lyhörd. Det är omöjligt att se hur medarbetarna som är hemma mår, så våga fråga: ”Hur har du det och har du någon som du är orolig för”?

Det finns inga speciella arbetsmiljöregler för arbete hemifrån. Arbetsgivaren har ansvar för arbetsmiljön för sina anställda oavsett var medarbetarna arbetar. Det innebär att arbetsgivaren ska tillhandahålla den utrustning som behövs. Medarbetaren ska samverka, vilket innebär att diskutera med arbetsgivaren om vilka behov som föreligger men även att själv ta ansvar, bland annat genom att uppmärksamma och rapportera risker.

Arbetsgivaren bör försäkra sig om att arbetsplatsen i hemmet är lämplig från arbetsmiljösynpunkt och att utrustning med mera används under förhållanden som ger betryggande säkerhet. Tipsa gärna om att det är viktigt att ta pauser och byta arbetsställning då och då. Exempel på frågor är hur arbetar man IT-säkert och ergonomiskt på distans? En annan fråga som är viktig att klarlägga är vilka försäkringar som gäller.

Som arbetsgivare behöver du ha en tydlig strategi för ditt ledarskap på distans. Du måste kunna använda tekniken som finns för att kommunicera och det är extra viktigt med tydlighet runt förväntningar, arbetsfördelning och rutiner.

Viktigt är att hitta metoder och strategier för att medarbetarna ska känna sig delaktiga och få återkoppling. Det kan handla om regelbundna individuella telefonavstämningar, eller att ha en viss telefontid då medarbetare vet att du som arbetsgivare kan nås. Det är också viktigt att ge allmän information till alla i organisationen samtidigt, även om medarbetarna sitter geografiskt på olika ställen.

Tips till arbetsgivare:

1. Ha regelbundna individuella samtal – för att motivera, ge återkoppling, identifiera arbetsmiljöproblem etc. Det är viktigt att prata om gällande arbetssituation.

2. Kommunicera dina förväntningar på medarbetaren samt olika arbetsfördelningar

3. Se till arbetssätten är kända för alla, uppmana medarbetarna att återkoppla om t.ex. problem uppstår.

4. Ha regelbundna telefon- eller Skype-möten även för hela arbetsgrupper. Ha en tydlig agenda, tid för frågor och en struktur som gör att alla har chans att komma till tals.

5. Kom överens om regelbundna tidpunkter då du som arbetsgivare är tillgänglig att nå på telefon.

6. Stäm av att alla systemstöd fungerar från hemmet.