Klara, färdiga, gå är en guide för att komma i gång med validering

Klara, färdiga, gå är en steg-för-steg-guide för att starta upp och komma i gång med ett arbete med validering. Guiden underlättar införandet av validering och integreras smidigt med befintliga processer.

En guide med tre faser

Klara, färdiga, gå består av tre faser. Den första fasen syftar till att skapa intern förankring och beslut på ledningsnivå. Den andra fasen förbereder medarbetare, chefer, handledare och leverantörer inför processen. I den tredje fasen genomförs valideringarna.

Mallar och praktiska verktyg finns framtagna till varje fas. Kompetenskansliet erbjuder rådgivning och valideringsstöd till respektive fas, utifrån era behov och önskemål.

Integreras med befintliga processer

Guiden är framtagen för att passa alla scenarier.

Från beslut till yrkesbevis

Guiden följer hela processen.

Slutet skapar början

Ger första valideringarna och säkrar fortsatt arbete.

Intern förankring och beslut på ledande nivå

Syfte: Skapa intern förankring och ta beslut på ledande nivå.

Klara sätter grunden inför det fortsatta arbetet. Det här steget börjar med information, diskussioner och förankring kring branschvaliderings-modellen. Ledningsgrupp, hr, vd och fackliga representanter är delaktiga.

Obligatorisk

Valbart

Deltagande på konferens 

Varje år anordnar kompetenskansliet Valideringskonferensen och flera branschspecifika konferenser. Konferenserna riktar sig till dig som arbetar med kompetensförsörjning och kompetensutveckling. Genom att delta på en konferens får du ta del av olika perspektiv på validering, från både medlemsföretag, branscher och myndigheter.

Informationsmöte

Under ett informationsmöte ses vi – digitalt eller på plats hos er – och under mötet går vi igenom processen, arbetet och vilket stöd som ni kan få. Under informationsmötet kan ni ställa frågor och lyfta olika funderingar.

Facklig förankring

Branschvalideringsmodellen är ett partsgemensamt system. Därför är det viktigt att förankra satsningen på validering med fackliga representanter. I den fackliga samverkan resonerar ni kring fördelar, vinster och utmaningar - för att sedan gemensamt planera arbetet framåt.

Externa medel söks

Många företag väljer att söka externa medel för arbetet med validering. Det är bra att gå vidare med en sådan ansökan efter att förankrings- och beslutsarbetet har skett. För att kunna skriva en bra ansökan är det viktigt att veta vad ni vill göra, varför ni vill göra det och er önskade tidsplan. Kontakta gärna kompetenskansliet för att bolla tankar eller ta del av beräkningsunderlag, innan ni ansöker om externa medel.

Beslut i ledningsgrupp

Oavsett om ni har sökt externa medel eller inte, behöver ni ta ett dokumenterat beslut som rör satsningen på validering, på ledande nivå i företaget. Om en representant från HR saknas i ledningsgruppen, är det bra om hen närvarar specifikt för det här beslutet. Ni behöver också fundera över hur ni ska kommunicera valideringen samt hur den ska dokumenteras och integreras i verksamheten.

Valideringsleverantörs-avtal

Det sista som sker i den här fasen är att ni skriver ett valideringsleverantörs-avtal med kompetenskansliet. I det här avtalet finns bland annat en jämställdhetspolicy att ta ställning till, och ett antal punkter som fastställer era och kompetenskansliets åtaganden. Nu kan ni också få en offert på de tjänster som ni önskar.

Resultat

Valideringsleverantörs-avtal.

Beslut i ledningsgrupp med protokoll.

Kom i gång med validering genom våra tjänstepaket!

Våra tre tjänstepaket ger en inriktning om vad arbetet med branschvalidering kommer kosta för just ert företag. Är du osäker på var ni ens ska börja? Kontakta oss på kompetenskansliet så hjälper vi er!

Se tjänstepaket

Till kompetenskansliet

Förberedelser och resurssäkring

Syfte: Omsätta beslut till en realistisk projektplan.

Färdiga syftar till att förbereda alla på företaget, eller avdelningen som ni vill starta med, så ni är färdiga att sätta i gång. Nu sker analyser och avgränsningar. Resurser säkras och en projektplan tas fram för att ni ska nå målet med valideringen.

Obligatorisk

Valbart

Uppstartsmöte

Färdiga börjar med ett uppstartsmöte för nyckelpersoner som kommer vara delaktiga i valideringen. Kompetenskansliet deltar på mötet och syftet är att planera färdiga-fasen och ta beslut på de delar man redan här har svaret på. Det finns framtaget workshops-material att använda som stöd.

Uppföljningsmöten med kompetenskansliet

Vid behov sker ett eller flera uppföljningsmöten med oss på komptenskansliet för att säkerställa framfart och snabbt reda ut eventuella frågetecken.

Resurssäkring

Projektledaren har det material som behövs för att skriva ett första utkast till projektplan. Med kompletterande informations-inhämtning förs dialogen för att säkra de resurser som kommer vara berörda under valideringen.

Kompetenskansliets tjänster avtalas

Om ni inte redan har bett om en offert kan ni få den nu. Utifrån tidigare resursupplägg och interna planeringsmöten, vet ni vilka tjänster som är aktuella för er. Nu avtalas dessa tjänster med kompetenskansliet.

Självskattning av medarbetare

I de fall ni väljer att medarbetarna ska göra självskattningar är detta ett bra tillfälle. Resultatet av självskattningarna hjälper bedömaren och projektledaren att göra en mer realistisk planering framåt. Nu sker registrering av de utvalda medarbetarna i det digitala systemet Bevisst. Vidare kan individerna göra en självskattning av sina yrkeskompetenser inom det aktuella området.

Nödvändiga utbildningar

Utifrån resultatet från självskattningen kan bedömare och projektledare planera arbetet mer noggrant samt uppdatera projektplan och aktiviteter. Era behov styr vilka utbildningar som är nödvändiga för just er. Det kan vara bedömarutbildning, handledarutbildning eller intern kvalitetssäkrare. Det är lämpligt att gå utbildningarna under “färdiga” men det kan också vara aktuellt att de genomförs under “gå”. Det beror på hur ni väljer att lägga upp handlingsplanen. Ni kanske också ser att det finns ett kompletterande utbildningsbehov i “färdiga”, om utbildningarna genomfördes i “gå”.

Projektestimat uppdateras

Om inte ett projektestimat togs fram under den förra fasen tas det fram nu. Estimatet uppdateras utifrån resurser samt interna och externa kostnader. Ni kan göra ett estimat själva eller använda komptenskansliets mall för projektestimering. Kontakta oss gärna om ni vill ta del av vår mall.

Projektplan godkänns

Under fasens gång har ni haft informations- och uppstarts-aktiviteter med avdelningschef, enhetschef och/eller arbetsledare. Ni har satt avgränsningar och tagit fram en plan för att nå målen med valideringen. Projektets styrgrupp godkänner projektplanen och allt är nu förberett för att gå vidare till genomförande-fasen "gå".

Resultat

Projektplan med mål, åtgärder och resurser.
Avtal kring tjänster med kompetenskansliet.

Kom i gång med validering genom våra tjänstepaket!

Se tjänstepaket

Till kompetenskansliet

Genomförande av de första valideringarna och nästa steg

Syfte: Genomföra projektplan och nå mål.

Gå syftar till att börja med de första valideringarna. Det sker genom en iterativ process med aktiviteter som fångar upp alla behov. Nu sker självskattning, kartläggning, handledning, planering för kompetensutveckling, bedömning av yrkeskunskaper och kvalitetssäkring.

Yrkesbevis eller kompetensintyg utfärdas till de validerade individerna.

Obligatorisk

Valbart

Uppstartsmöte 

De som är berörda av iterationen samlas och planen gås igenom. Detta är inget diskussionstillfälle, utan ett informationstillfälle där eventuella förtydliganden sker. Planen är justerad och förankrad sedan tidigare. Uppstartsmötet är startskottet för det kommande arbetet. Ni går igenom hur innehållet linjerar mot den övergripande planen med valideringen.

Validering, bedömning och kvalitetssäkring

Validering, bedömning och kvalitetssäkring genomförs med de medarbetare som är berörda för just denna iteration. Resultatet av aktiviteterna kan fångas upp direkt eller planeras in för nästa iteration, utifrån omfattning och storlek.

Kompetenshöjande insatser

Vid validering kan man se om det finns behov av kompetenshöjande insatser. Mindre åtgärder kan genomföras direkt i anslutning till valideringen, till exempel om det beror på att regler och rutiner inte kommunicerats så som de borde ha gjorts. Större och/eller längre insatser som behöver planeras, tas upp till planering för nästa iteration.

Iterationsavslut 

När valideringar, bedömningar och kvalitetssäkringar samt övriga planerade aktiviteter har genomförts är det dags för iterationsavslut. På det mötet stämmer ni av planen mot utfallet, delar erfarenheter och lyfter vad som behöver förändras till nästa iteration. Ni går också igenom prioritering och planering inför nästa iteration mot den övergripande planen. Nu är iterationen avslutad och eventuella kommunikations-aktiviteter kan göras.

Resurssäkring 

Från iterationsavslutet har projektledaren material för att bygga en plan för nästa iteration. Utifrån den planen resurssäkras berörda medarbetare.

Nödvändiga utbildningar

Era behov styr vilka utbildningar som är nödvändiga för just er. Det kan vara bedömarutbildning, handledarutbildning eller intern kvalitetssäkrare. Det är lämpligt att gå utbildningarna under “färdiga” men det kan också vara aktuellt att de genomförs under “gå”. Det beror på hur ni väljer att lägga upp handlingsplanen. Ni kanske också ser att det finns ett kompletterande utbildningsbehov i “färdiga”, om utbildningarna genomfördes i “gå”.

Revidering iterationsplan 

Utifrån beskeden på berörda resurser reviderar projektledaren iterationsplanen för att kunna informera om den på nästa uppstartsmöte.

Uppstartsmöte

Med samma upplägg som ifrån tidigare iterations-uppstarter, samlas alla som är berörda av denna iteration för genomgång av plan och uppstart. Eventuella lärdomar från föregående iteration tas med och arbetssättet justeras utifrån det.