”Vi krånglar till det”

Komplexiteten i organisationer ökar. Ny teknik och förändrade arbetssätt ställer allt högre krav på hur vi samarbetar. Men vad gör vi när samarbetet inte fungerar? Ofta lägger vi till fler möten, nya processer, ytterligare verktyg. Men forskaren Alexander Löfgren menar att det ofta krånglar till saker ytterligare. På Sobonadagarna ger han konkreta verktyg för smartare samarbete.

Vad är det vanligaste misstaget organisationer gör när de försöker samarbeta bättre?

– Ett vanligt misstag är att vi tror att vi kan strukturera oss till ett bra samarbete genom exempelvis ytterligare planer, policyer och processer. Det bidrar ofta till att vi krånglar till samarbetet ytterligare, säger Alexander Löfgren och fortsätter:

– Struktur och kultur behöver hänga ihop i en meningsskapande dialog. Det handlar om att använda organisationens befintliga strukturer på ett smartare sätt och möjliggöra ett kontinuerligt samtal om vad är det ”vi vill” och vad det är ”vi behöver” för det vi ska uppnå tillsammans.

Rätt möten, inte fler möten!

Många organisationer löser samarbetsproblem med fler möten och nya verktyg. Fungerar det?

– Möten och verktyg för samarbete behövs, men det måste vara rätt möten och verktyg som förenklar för gemensamt meningsskapande och resultat. Samarbete får inte förväxlas med att det bara sker i möten, berättar Alexander.

Han menar att samarbete behöver ske i växelverkan mellan grupparbete – alltså möten – och att arbeta i grupp, där alla har en gemensam uppgift men man arbetar enskilt.

– Många möten handlar egentligen bara om informationsdelning, vilket är mer tidseffektivt att göra via mejl eller gruppchattar. Verktyg för att samarbeta i gemensamma dokument och data är viktiga, men vi glömmer alltför ofta vilka verktyg vi behöver för att utveckla våra samarbetsformer. Här är exempelvis CIBoost, som utvecklats genom forskningen i kollektiv intelligens på Handelshögskolan i Stockholm, ett beprövat digitalt verktyg för att träna grupper och hela organisationer i smart samarbete, säger Alexander.

Du pratar om smart samarbete i tre steg. Vilka är stegen?

– Steg 1 handlar om att identifiera vilka vi är beroende av för att kunna samarbeta smartare. Minnesregeln BRUM hjälper oss att identifiera och kategorisera viktiga beroenden till olika nyckelaktörer inom och utanför den egna organisationen för att kunna realisera våra önskade resultat: Beslutande, Rådgivande, Utförande, Mottagande, berättar Alexander och fortsätter:

– Steg 2 handlar om hur vi samarbetar smartare. Genom att etablera samarbetsvanor för dialog och lärande ökar vi sannolikheten för skapande av mening och värde tillsammans. Här kan vi använda 4F-cykeln som en fyrtaktsmotor för samtal och samskapande: Förväntningar, Förutsättningar, Förverkligande, Förbättringar, säger Alexander.

– Steg 3 handlar om vad vi behöver navigera i. Här behöver vi träna på att kunna navigera i ”jaget” och ”laget” för både strukturella och kulturella dimensioner av ett samarbete. Det handlar om att skapa samsyn för vår gemensamma uppgift och våra individuella roller och bidrag, samt regelbundet prata om vårt önskade samarbetsklimat och hur våra individuella beteenden behöver överensstämma med det.

Om deltagarna på Sobonadagarna vill förändra sitt samarbete redan dagen efter – vad ska de börja med?

– Testa 4F-cykeln inför, under och efter ditt nästa möte, avslutar Alexander.

4F-cykeln

Förväntningar: Vad vill vi uppnå med mötet – vad är agendan, vilket resultat har vi skapat när vi är klara?

Förutsättningar: Vad behöver vi för att uppnå det önskade resultatet för mötet – vilka behöver delta, vad ska de bidra med, vilka spelregler har vi för mötet, är mötet på plats/på distans/hybrid, vilka verktyg behöver vi för att kunna genomföra mötet?

Förverkligande: Vad blev utfallet av mötet – uppnådde vi det önskade resultatet, hur var möteskulturen, vad gjorde vi bra och mindre bra?

Förbättringar: Vad förbättrar vi tills nästa gång vi ses – behöver vi förtydliga och skapa bättre matchning mellan våra förväntningar och förutsättningar inför nästa möte?

Alexander Löfgren är en av talarna på Sobonadagarna den 6–7 maj 2026 i Göteborg – Sobonas årliga mötesplats för medlemsföretag. Sista anmälningsdag är den 15 april.