Välkomnande och stöttande – så säkerställer Kraftringen en smidig start för nya medarbetare

Att introducera nya medarbetare på ett välkomnande och stöttande sätt är avgörande för att skapa en trygg och engagerad arbetsmiljö. På Kraftringen har introduktionen av nya medarbetare blivit en strategisk process som syftar till att säkerställa en smidig start och ge nödvändig stöttning under de första månaderna.

Kraftringen är ett energibolag med en stark samhällsbärande roll. En framgångsrik introduktion är avgörande för att locka och behålla de bästa talangerna. Genom att erbjuda en genomtänkt introduktionsprocess och kontinuerlig stöttning ger företaget nya medarbetare en snabb start och en möjlighet att göra skillnad inom företaget.

– Introduktionen är A och O. Av den anledningen blir preboarding en allt viktigare del i introduktionen. Det innebär att Kraftringen redan från signeringen av anställningsavtalet börja bygga på relationen med den nya medarbetaren. Det är viktigt för engagemanget och innebär samtidigt en kortare startsträcka för medarbetaren om information kan delges över en längre period, berättar Mia Justesen, HR-koordinator på Kraftringen.

Hur viktigt är det med introduktion?

– Det första intrycket spelar stor roll! Det är viktigt att medarbetaren känner sig välkommen. Introduktionen ger oss också en möjlighet att berätta om våra värderingar, vår kultur samt hur vi agerar i enlighet med våra policyer exempelvis inom arbetsmiljö, för miljön och för vårt kvalitetsarbete.

Något som Kraftringen har märkt är värdeskapande är att fånga upp den nya medarbetaren som med sin ”färska” blick, sin kompetens och tidigare erfarenheter kan se saker på nya sätt och kan ha goda idéer och tips som kan förbättra deras verksamhet ytterligare.

Vem är det som ska sköta introduktionen?

– Det är närmsta chef som ansvarar för introduktionen, men såväl handledare som fler i gruppen samt stödfunktioner bidrar till att säkerställa en lyckad introduktion.

Hur viktigt är det med handledare?

– Det allra viktigaste i en introduktion är känslan av trygghet, att man som nyanställd vet att det alltid finns någon att vända sig till i olika frågor, högt som lågt. Här spelar en handledare en viktig roll, även om handledaren själv inte sitter på alla svar. Det kan handla om alltifrån rena arbetsmoment till tidrapportering, semesteransökan eller ett återkommande lunchsällskap, säger Mia.

Handledarutbildning ger nya medarbetare en bra introduktion och bidrar till en kultur där alla trivs Öppnas i nytt fönster.

Hur förbereder man sig på arbetsplatsen innan en ny kollega kommer på plats?

– För att introduktionen ska bli så bra som möjligt krävs planering och bra förberedelser. Till sin hjälp har chef och handledare ett introduktionsprogram med checklistor, något som vi för närvarande arbetar med att effektivisera genom en automatiserad/digital process.

Som exempel berättar Mia är att Kraftringen håller kontakten med den nya medarbetaren, informerar på arbetsplatsen och ser till att förbereda arbetsgruppen/teamet. Kraftringen utser även en handledare och ser till att arbetsplatsen är förberedd.

– Detta är hygienfaktorer, men en checklista är till god hjälp för att inte råka missa de mest grundläggande delarna.

Vad är det första en nyanställd får göra hos er?

– Den första anställningsdagen har medarbetarens närmsta chef ett ansvar för att medarbetaren tas emot och presenteras för arbetsgruppen/teamet och andra nyckelpersoner inom organisationen. Upplägg och syfte med introduktionsprogrammet gås igenom för att skapa förståelse och klargöra förväntningar. Den nya medarbetaren får även träffa sin handledare, och handledarens roll och förväntningar tydliggörs, säger Mia.

En rundvandring i lokalerna görs så att medarbetaren blir bekant med arbetsplatsen samt för att säkerställa att all utrustning finns som behövs för att medarbetaren ska kunna utföra arbetsuppgifterna. Slutligen så får den nya medarbetaren en dragning om enhetens verksamhetsplan, mål och organisation.

– Praktiska detaljer som utrymningsvägar, säkerhetsföreskrifter och andra relevanta rutiner och procedurer tas självklart upp redan på första arbetsdagen för att säkerställa medarbetarens säkerhet och bekantskap med viktiga aspekter av arbetsmiljön.

Hur stöttar ni den nyanställde?

– Under introduktionen handlar mycket om tillgänglighet. Vi stöttar nya medarbetare på många olika nivåer genom att finnas tillgängliga, både personligen och genom att all tänkbar information man kan behöva som ny medarbetare finns sökbar på vårt intranät och i våra chefs- och medarbetarhandböcker.

Hur ser ni till att introduktion fortlöper som den ska?

– Under första halvåret har chef och/eller handledare regelbundna, månadsvisa uppföljningssamtal med sin nya kollega. Därutöver hålls kortare check-in samtal regelbundet och vi följer kontinuerligt upp statistik på hur introduktionen genomförs då vi anser att en god introduktion bidrar både till att behålla, men även stärka, en hälsofrämjande arbetsplats.

Hur ser ni till att den nyanställde får all nödvändig information?

– Förutom det redan nämnda introduktionsprogrammet med checklistor ansvarar chefen också för att medarbetaren kommer in i relevanta mejlgrupper, forum och samarbeten. Här brukar också handledaren kunna spela en viktig roll, om man ser ytterligare områden som den nya medarbetaren kan ha nytta av att involveras i, berättar Mia.

Vad tror du är det svåraste för de nya?

– Många gånger handlar det om att tillåta sig att vara ny på jobbet. Vi är många som vill leverera och vara till nytta direkt som nyanställd. I Kraftringen vill vi skapa en kultur och arbetsmiljö där det är okej att inte ha koll på allting direkt. Det är viktigt att tillåta sig själv att vara ny, att skynda långsamt och att landa i det nya uppdraget.

Hur snabbt brukar en nyanställd komma in i arbetet?

– På Kraftringen har vi en bred verksamhet med en mängd verksamhetsområden och roller. Vi har 187 olika roller inom koncernen, så hur snabbt en ny medarbetare kommer in i sitt arbete varierar. Vi har allt ifrån tekniska roller där man kan gå som lärling under 1,5 år till ingenjörstjänster där det kanske mer handlar om att lära sig interna arbetssätt snarare än yrket i sig. Som ny chef handlar det i stor utsträckning om att lära känna sin nya arbetsgrupp, parallellt som man sätter sig in i förutsättningar och utmaningar kring det affärsområde man representerar, avslutar Mia.

Vilka är era fem bästa tips?

1) Ge nya medarbetare en handledare/fadder

2) Genomför uppföljningssamtal

3) Se hela arbetsgruppen som en resurs som bidrar med olika kompetenser och erfarenheter

4) Säkerställ att den nya medarbetaren får ta del av interna utbildningar som är relevanta för rollen

5) Satsa på preboarding för en kortare och snabbare startsträcka

Vilka är Kraftringen?

Kraftringen är ett energibolag med ambitionen att leda utvecklingen av framtidens energi. Kraftringen tar ansvar för att använda naturresurser så effektivt som möjligt genom att fokusera på lokala energilösningar som både skapar stora miljövinster och bidrar till en hållbar tillväxt i regionen. Visionen "Energi för framtida generationer visar att Kraftringen tar ansvar inte bara för det som görs här och nu utan också vad som lämnas kvar till kommande generationer. Kraftringen har en viktig samhällsbärande roll genom att säkerställa hållbar och leveranssäker energi.

Kraftringen är ett kommunägt energibolag med cirka 600 anställda. Huvudkontoret finns i Lund, men de finns på en mängd orter både i Skåne och i södra Sverige. Kraftringen arbetar med hela bredden av energi: fjärrvärme och fjärrkyla, elnät och eldistribution, fiber och gas, service och entreprenad, elhandel samt kund- och energilösningar av olika slag. Alla medarbetare i Kraftringen gör en samhällsviktig insats i arbetet med framtidens energilösningar, och får i gengäld en trygg plats att växa på, som medarbetare och som människa.