Att motverka digitalisering i otakt – så gjorde Sobona

Coronapandemin har lamslagit oss i över ett år, men när den slog till var det nog få som kunde förutse att den även skulle bli en digitaliseringskatalysator.

Vi kan konstatera att många av de digitaliseringsplaner vi trodde skulle infrias om fem till tio år redan har blivit verklighet. För Sobona som arbetsgivarorganisation har vi fått följa och försökt stötta våra medlemmar i denna resa, samtidigt som vi själva också har tagit stora kliv och utvecklats.

För ett par år sedan var Sobona en arbetsplats där medarbetare behövde egna rum för att kunna hantera mängden pärmar. Det var stundtals kö till kopiatorn och många av de interna processerna var analoga. Det fanns med andra ord en väg för oss att vandra.

Men var börjar man? Och hur ser ett digitalt ledarskap ut? På Sobona började man med att digitalisera ekonomiflödet, vilket var mer knepigt än vi trodde vid första anblick – med en aktör som äger IT-miljön, en annan som äger det ekonomiska systemet och en tredje aktör som skulle genomföra själva digitaliseringen. Men med tydliga kravspecifikationer och gemensamma möten med alla inblandade parter så löste Abdi Isse, ekonomichef på Sobona, många knutar.

I dag sköts allt ekonomiarbete digitalt och Abdi ser många vinster med omställningen.

– Vi har en mycket smidigare och snabbare hantering av ekonomiflödet samtidigt som vi faktiskt kan räkna hem digitaliseringen, rent ekonomiskt, säger Abdi Isse.

Att leda en digital transformation på arbetsplatsen innebär samtidigt en hel del utmaningar och frågeställningar, och omställningen till ett mer digitalt arbetssätt var inte helt smärtfri bland Sobonas medarbetare.

– Motstånd till det nya arbetssättet var en utmaning. Varje gång systemen trasslade blev det en bekräftelse på att det nya arbetssättet var krångligt. Det var väldigt frustrerande. Men oftast berodde trasslet på att man inte hade tillräckligt mycket kunskap om hur systemen fungerar. Här var vår vd Per väldigt tydlig – ekonomiarbetet skulle digitaliseras. Det gjorde att det nya arbetssättet fick en annan dignitet och det underlättade för mig och gav mig ett starkt mandat att driva frågan framåt, säger Abdi Isse.

I dag är det många ledare som kämpar med att hitta balansen mellan att tydligt styra organisationen mot en digital transformation samtidigt som medarbetarnas egna initiativ och vilja ska vara vägledande. Digitalisering kan också innebära att organisationen hamnar i otakt, där de som välkomnar tekniken tar stora kliv framåt med de som har svårigheter att ta till sig tekniken lätt hamnar efter. Hur tillgänglighetsanpassar man en digital transformation?

– För mig har det varit viktigt att få med medarbetarna i denna process, men samtidigt väldigt utmanande. Min nyckel har varit att hålla i, och vara tydlig, samtidigt som jag skapar förutsättningar för egna initiativ. Jag tror även det är viktigt att kunna svara på varför vi ska digitalisera, att det inte sker bara för sakens skull. Jag hade en viss trygghet också i att jag har gjort denna resa innan. Redan år 1997, när jag hade mitt första chefsuppdrag, började jag med att digitalisera ärendehanteringen på bygg- och miljöförvaltningen i Tierps kommun. Där började min insikt och mitt intresse för frågan, säger Per Nordenstam, vd på Sobona.

Conny Larsson, projektledare för inkluderande kompetensförsörjning, är en av de medarbetarna som har fått göra en drastisk omställning som stundvis har varit utmanande. Innan pandemin reste Conny land och rike runt för att träffa medlemmar och stötta i deras arbete med kompetensförsörjning, och han anordnade flertalet konferenser. Nu har mycket av verksamheten behövt göras om, men resan var lång och Conny var initialt motvillig till digitala lösningar eftersom mycket av hans arbete handlar om att träffa människor och bygga relationer.

– Det är ingen som tittar på en fem timmar lång konferens bara sådär. Jag har verkligen lärt mig hur viktigt det är att ha den tilltänkta målgruppen i fokus när man jobbar med digitala konferenser. Det gick inte längre att göra så som jag alltid gjort, och jag behövde tänka om i mycket hög utsträckning. Både förberedelser och respekt för mottagarens behov blev väldigt tydligt. Sedan har jag även lärt mig hur medveten man blir på det man säger och gör när det finns en kamera. Även här behöver man som arrangör lägga ner tid och förberedelser för att skapa trygghet för de som ska medverka, säger Conny Larsson.

Conny lyfter också ledarskapet som en nyckelfaktor för att få med sig medarbetarna i en digital transformation. För hans del handlar det om att ge tillit och utrymme för att skapa den nödvändiga förändringen utifrån ens egna förutsättningar och kunskaper. Om man känner trygghet så vågar man också testa sig fram.

Precis som många andra befinner sig Sobona i en digitaliseringsresa som bara börjat, men vi har identifierat ett antal faktorer som bidragit till förankring och en smidigare process:

• Ge mandat till de som vågar gå i täten
• Tvinga inte på digitalisering om det inte är nödvändigt. Låt digitaliserade kollegor föregå med gott exempel
• Ge stöd och skapa utrymme för medarbetare att digitalisera utifrån egna förutsättningar och kunskaper
• Tydliggör syftet med digitaliseringen för att få med medarbetarna