Långsiktigt rustade för e-arkiv och digital förvaltning

När kraven på säker e-arkivering växte stod flera kommuner inför samma problem: kostnaderna ökade och kompetensen var svår att rekrytera. I stället för att kämpa ensamma valde 16 kommuner och en region i södra Sverige att gå samman och bilda ett kommunalförbund – Sydarkivera.

Eftersom de såg potential i att fler kommuner skulle vilja ansluta valde man kommunalförbund istället för gemensam nämnd, för att göra samarbetet enklare och mer demokratiskt. I dag, med 41 medlemmar, är det Sveriges största räknat till antal medlemmar och ett bevis på kraften i gemensamma lösningar.

Vinsterna har varit tydliga: lägre kostnader, kvalitetssäkrade processer och spetskompetens som inte hade varit möjlig i på annat sätt. Till de som funderar på att bilda kommunalförbund säger förbundsdirektör Mats Porsklev ”Gör det! Ni har allt att vinna. Genom att gå ihop blev vi starkare än vi någonsin kunnat bli var för sig.”

Men vägen har inte varit utan hinder. En av de största utmaningarna har varit att alla medlemmar förstår att de faktiskt kan nyttja förbundets tjänster. Personbyten i kommunerna gör också arbetet sårbart. ”Ingenting är statiskt. Man måste vara uthållig, tålmodig och hela tiden kommunicera,” säger Mats.

Trots det fortsätter förbundet att växa och utvecklas bland annat tack vare en bred ansats i förbundsordningen som gjort att de kan anpassa tjänster utifrån kommunernas behov. Det har även tillkommit syster-kommunalförbundet Swearkivera.

Det kanske viktigaste resultatet är inte lägre kostnader, utan att kommunerna nu står långsiktigt rustade för ett område som bara blir mer avancerat. För den som vill klara uppdraget även om tio eller tjugo år är ett förbund ett viktigare verktyg än en egen lösning.

Foto: Privat