Så lyckas du bäst med säkerhetssamtalet

Säkerhetsfrågorna blir alltmer närvarande i energibranschen. Det kan handla om allt från insiderspionage till sabotage eller dataintrång. Rätt genomfört ger säkerhetssamtalet en möjlighet att gå på djupet med tilltänkta medarbetare och minska riskerna. Vad ska man tänka på före och efter en säkerhetsprövnings-intervju?

Energiföretagen Sveriges medarbetare Emma Johansson är ansvarig för säkerhetsfrågor och Elin Vidlund är jurist.

Emma visar ett antal tidningsrubriker för att lyfta säkerheten och frågar om företaget har diskuterat risken för ”insiders” i verksamheten. Detta kan vara individer som omedvetet läcker information, medarbetare som byter lojalitet eller individer som planteras i företaget.

– En insider kan vara en individ som redan är anställd eller en ny medarbetare som på ett eller annat sätt vill ta del av er verksamhet, förklarar hon.

En insider kan vara en individ som redan är anställd eller en ny medarbetare som på ett eller annat sätt vill ta del av er verksamhet.

Några faktorer som man ska vara observant på:

  • För att kunna dela information måste individen ha access till den, med god kännedom om rutiner och skyddsåtgärder
  • Att individen kan ta ut information/saker utan att det märks
  • Hen har ett upplevt motiv och tillfälle
  • Det kan ta tid att upptäcka men generellt finns det varningsbeteenden

Innan man ens har ett säkerhetssamtal rekommenderar Emma att man resonerar internt kring ”vad är en bra säkerhetskultur för oss? Hur skapar vi en robust arbetsplats där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs?”.

Säkerheten handlar mycket om pålitlighet och lojalitet. Därför är det viktig att alla som är på arbetsplatsen instämmer i arbetsgivarens syfte och mål samt känner till hur man agerar i en säkerhetskänslig verksamhet.

Säkerheten handlar mycket om pålitlighet och lojalitet.

Företaget behöver ha en gemensam kultur och den som intervjuar behöver vara trygg i vad verksamheten står för och vad säkerhet innebär för verksamheten som personen jobbar i, eller kommer att jobba i.

Syfte och genomförande av säkerhetssamtalet

Säkerhetssamtalet ska säkra att de som arbetar i säkerhetskänslig verksamhet är individer som är pålitliga och lojala ur säkerhetssynpunkt. Samtalet ska också säkerställa att de som deltar i säkerhetskänslig verksamhet har tillräcklig kunskap om säkerhetsskyddet.

Det är verksamhetens ansvar att utbilda medarbetarna, så de har kunskapen. Då kan det vara viktigare att berätta vad man kan och får göra, än vad man inte får göra. En positiv och proaktiv anda skapar en trygghet och positiv förväntan hos medarbetarna.

 

En positiv och proaktiv anda skapar en trygghet och positiv förväntan hos medarbetarna.

– Det behövs även en process för hela säkerhetsbiten. Vi kommer fokusera på säkerhetssamtalet men det rymmer ju så många fler bitar, med bakgrundskontroller, registerkontroller och så vidare. Ett säkerhetssamtal har man inte en gång, utan det är en process som kräver systematik, kontinuitet och uppföljning, understryker Emma.

Processen för säkerhetsprövning ska rymma:

  • Hur man systematiskt arbetar med kontinuerlig uppföljning i syfte att upptäcka avvikelser på ett tidigt stadium.
  • Hur man tar hand om uppkomna situationer under tiden individen deltar i verksamheten.
  • Vilka rutiner som finns för att omhänderta och utreda avvikelser, med en tydlig beslutsprocess och en plan.

Emma betonade tre delar att reflektera över innan säkerhetssamtalet; pålitlighet, lojalitet och sårbarheter:

Emma betonade tre delar att reflektera över innan säkerhetssamtalet; pålitlighet, lojalitet och sårbarheter.

– Vad är lojalitet hos oss och vad är exempel på lojalitetskonflikter? Det är viktigt att reflektera och kanske även skriva ner detta så man är förberedd. Hur bedömer vi detta? Vilka sårbarheter finns kopplat till utländsk bakgrund, dubbla medborgarskap eller missbruksproblematik som spelmissbruk?

– Jag säger inte att alla risker leder till sårbarheter men de kan göra det. Man behöver också ha tänkt igenom referenstagning. Och det behöver man ha tänkt igenom innan, för det krävs tid och resurser för att genomföra en säkerhetsbedömning av individer. Diskutera innan hur mycket tid ni är beredda att lägga ner, råder Emma.

Jag säger inte att alla risker leder till sårbarheter men de kan göra det

Emma ger också tio rekommendationer för att lyckas bäst med säkerhetssamtalet. Där trycker hon mest på att skapa en trygg miljö och ett bra samtalsklimat, använda öppna frågor, inte ha för standardiserade mallar, kontrollera att alla uppfattat allt rätt och öppna upp för möjligheten att göra tillägg.

Tio tips för att lyckas med säkerhetssamtalet

  1. Skapa en trygg miljö med ett öppet samtalsklimat
  2. Inled med att förklara syftet
  3. Låt samtalet ta tid
  4. Den intervjuade behöver känna sig sedd, hörd och förstådd
  5. Använd öppna frågor
  6. Ha personligt tilltal
  7. Använd inte för standardiserade mallar
  8. Avsluta med att kontrollera att bilden som har getts är korrekt
  9. Öppna upp för möjligheten att göra tillägg
  10. Dokumentera samtalet

– Diskutera inom de sex olika områdena liv, utbildning, jobb, brott, lojalitet och ekonomi, snarare än att använda en låst frågemall. Våga också syna och diskutera brott och ekonomi – det kan leda till sårbarhet. Men allra viktigaste är ju lojaliteten, avslutar Emma.

Diskutera inom de sex olika områdena liv, utbildning, jobb, brott, lojalitet och ekonomi, snarare än att använda en låst frågemall.